2011/03/02

タスク管理、時間管理、スケジュール管理ってなにがちがうの?

♥ coffee

同じものです。と、書いてしまうと記事が終わってしまいそうです。怒られてしまうかもしれませんね。

ですが、普段これらの管理とは無縁の方だと同じに見えるでしょう。

それは目的が同じだからです。私から見たダイエットと同じで、無理なく痩せられれば(目的を達成できれば)手段はあまり気にならないのです。もしあなたがプロセスにこだわる方なら、それぞれのダイエット法は違うものに映るはずです。

今回はちょっと息を抜いて、それぞれの違いについてまとめます。

タスク管理と時間管理は仲良しです!


タスク管理は、行動と締め切りが管理できます。対して時間管理は、文字通り時間を管理しますので、行動を空き時間に当てはめることが主になります。

タスク管理と時間管理は別々にやっても効果がありますが、仲良く連携させたほうがさらに効果がでます。タスクの締め切りに合わせて時間配分をうまく調整できると、明日に仕事を残しても安心して帰宅できるようになりますよね。これが連携の効果です。

「私は締切りが守れるから管理は無用だ」と言う方がいます。

実は最大の利点は締切りから解放された後にあるのです。
管理する対象は締切りだけではありません。空き時間も管理しますし、期限なしの「いつかやるタスク」も管理します。人生をかけて全うするような長期目標に対して、空き時間をコツコツと割り当てるにはうってつけの管理法なんです。

だから、人生は長いようで短いと感じ始めてきた私は大注目している技術なんです。

スケジュール管理は日本人に合う?合わない?


スケジュールとは開始日時が決まっているタスクです。会議や人との約束ごとなど、別の予定と被ってはいけない予定を管理することが主になります。

身なりの整ったビジネスマンが手帳を見ながら電話している姿、私には営業職の方がスケジュール管理をしているように映ります。ソースはありませんが、スケジュール管理はタスク管理や時間管理よりも身近な存在ではないかと思っています。重要な予定をメモするのは基本ですし、お客さんのために時間をきっちり守るのは当たり前だと思われていますよね。

こんなスケジュール管理ですが、実は大きな落とし穴があります。大事なところなので、もう一度書きますね。

「スケジュールとは開始日時が決まっているタスクです。」

なんと!驚くことに終了時刻は決まっていないことが多いのです。わたし達は開始時刻にはとても注意を向けますが、終了時刻にはかなり寛容という特徴があるのです。

「遅刻にはうるさいが残業は見ないふりをする日本の企業」という海外の記事を度々目にします。結論の出ない会議、いつまでも終わらない会議に疑問を感じている方も多いでしょう。つまり、スケジュール管理の最大の注意点は、終了時刻があいまいだという点です。

従って、スケジュール管理の世界では、「空気が読める者だけが時間を制する」といっても過言ではありません。だから、私はとっても苦手なんです。

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