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2011/01/19

週次レビューで必ずやっておきたい2つの質問

Thinking RFID

週次レビューで必ずやっておきたいこと、それは目標と行動の関係をチェックすることです。

自分の足元からまっすぐ先にあるランドマークは何でしょう?

今現在やろうとしていることは、将来の何につながるのか? この疑問を今後予定しているひとつひとつのタスクにぶつけていくことが大切だと思います。もしあなたが慢性的な時間不足を感じているのであれば、目標とのつながりが薄い行動を先送りすることでストレスを減らすことができるかもしれません。

ランドマークからあなたの位置まで道は続いているように見えるでしょうか?

今度は逆に目標からの視点でタスクをチェックします。もし今あるタスクを全て片付けたら目標達成できるのか? と考えてみます。道が続いているイメージが浮かべば、ゴールはすぐ近くです。イメージにより自信もつきますし、目標達成の確信がより強くなるでしょう。逆に道が続いているように感じられなければ、きっと今はまだ何かが足りないはずです。
何かが足りない、でも何が足りないのかすらわからない、これはとても気持ちが悪い状態です。しかしそれは現時点ではしかたがありません。すぐには答えがでない複雑な問題なのでしょう。

考えたから壁にぶつかる、でも何も考えなければ壁があることすら気がつかないはずです。考え続ければいつかは答えが見つかるかもしれませんが、ずーっと考え続けるわけにもいきませんよね。だから思考は時間に分断されます。考え中の状態そのものをできるだけ新鮮なうちにメモしておくとよいと思います。これはライフログの効果的な使い方のひとつです。

週次レビューはとても重要な作業です。私は立てた計画がその通りいくことが滅多にありません。予測違いや間違いはありますし、周りの状況によっては方向転換が必要な場面もあります。少し進んでは周りを見て、方向を微調整する必要があるのです。週に一度、ご自身の舵取りをチェックする「少しだけの時間」を用意してはいかがでしょうか。

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2010/11/11

期限までに終わらない仕事はやっぱり終わらない、だから次の一手を

Time Limit

やっぱりどうやっても終わらないのです。睡眠なんてもってのほか、食事をとる時間すら非効率だとさえ思えてきます。夜通し働いた翌朝、いつもの時間に出勤する同僚のおはようの挨拶さえ、集中力を妨げる要因ではないかと思えてしまうほど精神的に追い詰められた状態になるのです。

これはウソなようで本当の話、若かりし頃の私の姿です。これは極端な例ではありません。最近風潮は変わってきましたが、その当時の私の職場ではごく当たり前の日常的なことでした。
なぜ、こんなに頑張っていたのでしょうか?それには理由があります。お客さんとの信頼関係はとても大事なものなので、期日は必ず守ることと教えられているからです。これはどこの企業でも同じスタンスでしょう。

でも現実的に期日までに終わらないのです。それでも頑張るのは、「これだけ努力しても終わらなかったのだから仕方がない」、と思って頂くためではないかと思います、今思い出すと。「努力が認められさえすれば期日までに終わらなくても信頼関係は継続できるだろう」、という憶測、それは当時圧倒的に経験不足であった私が考えついた唯一の選択肢だったのです。

今の私ならすぐにお客さんか上司に相談するでしょう。期限に間に合わない理由は必ず存在するからです。そしてその理由は全て私一人の責任であることは殆どないのです。例えば、納期間際に仕様の変更をお願いされ、それが要因となって期限に間に合わなくなったというケースもありました。当時の私はこういうケースでも愚直に作業していたのですが…。
外部からの要因と作業の遅れの関連性を筋だてて説明できさえすれば、信頼関係が大きく崩れることはあまりないと思います。ただし要因が発生したタイミングで相談することが大前提です。ある要因が発生したからこれだけ遅れる、この時間の見積もりが過去の私は読めなかったのです。感覚的に遅れそうだとわかるのと、具体的な日数が見積もれるのとは雲泥の差があります。私の経験上、「感覚的に遅れそうだ」、では相手に伝わらないです。
遅れることが前もってわかったら、すぐにでも期限を調整させて頂いて、例えば段階的に期限を切るなどの打開策を出すべきでしょう。これが出来さえすれば、職場の秩序と私の精神は安全なレベルに保たれるのです。

終わらない仕事は終わらない、ならば作業をすぐにでも中断して、周囲の理解と打開策を考えたほうが良い結果につながると思います。周囲と断絶しパワープレイで乗り切ろうとするよりも、周りとコミュニケーションを取り、チームワークで危機を乗り越えるべきなのです。あなた一人で抱えてしまう必要はありません。頭を切り替えて、ストレスをためずに楽しく仕事をしたいですよね。

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2010/09/02

仕事を取り掛かりやすくするマジックワード

a kind of magic

○○するだけの簡単なお仕事
○○には、仕事の内容を当てはめてくださいね。よく皮肉で使われる表現ですが、うまく使えば気持ちを和らげるマジックワードとなるはずです。
取り掛かりづらい仕事というものは、やりたくない仕事と言えるかもしれません。もしくは元々やりたかったはずなのにハードルを上げてしまった仕事も当てはまるかもしれません。絶対に成功させなければならないという気持ちが、いつの間にか足かせになっているという経験はありませんか。

気持ちの整理
お客さんの苦情に応答するだけの簡単なお仕事、たった今苦情処理をしていない方から見るとなんとも思わないはずです。まるで他人事のように三人称で仕事と向き合いましょう。原因のひとつはおそらく気を使いすぎなはずなのです。気持ちの整理がつくと仕事を「見る」ことができます。

手順の整理
重い仕事は持てる範囲に小さく区切って軽くしてしまいましょう。
・謝罪文を書くだけの簡単なお仕事
・対策を検討するだけの簡単なお仕事
・返信ボタンを押すだけの簡単なお仕事
仕事を「見る」ことができれば、もっと取り掛かりやすく区切ることができるはずです。そして時系列に並べて上から順に片付けていきましょう。極めて機械的に。お客さんはあなたを悩ませたいのではなく、助けが欲しいはずなのです。まごころは前もってテンプレートに吹き込んでおくべきだと思います。

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2010/07/13

問題の根本を探ると最適な解決法が見えてくる

PROBLEM SOLVED


私たちの身の回りに起きる問題は、たいてい答えがひとつではないものばかりです。ただいざ問題が発生した場合に、あたかも答えがひとつしかないように見えるときがあります。問題が大きければ大きいほど、不安や焦りが生まれ周りが見えない状態になることが考えられます。問題が小さくても単純に目の前の答えが全てだと思い込んでしまう場合もあるでしょう。こんなときは、問題の根本を探ることで最適な解決策が見えてくるかもしれません。

さばき切れないほどの仕事を抱えてしまった
例えば、さばき切れないほどの仕事を抱えてしまった場合、すぐに仕事に取り掛かり、少しでも多く少しでも早く終わらせようと考えてしまいがちです。でもこれは最適な解決法ではない場合がほとんどです。問題の根本であるさばき切れないほどの仕事を依頼した依頼主の立場を考えてみましょう。

あなたが本当に終わらせなければならない仕事でしょうか?
もしかしたら仕事の依頼主は、単に仕事の受付窓口にあなたを選んだだけかもしれません。依頼主は普通頼んだことが望んだ品質で期限までに終われば良いとだけ考えています。この場合、絶対にあなたがやらなくてはならない理由は、依頼主にはありません。もしかしたらあなたの思い込みが原因で、あなたがやるべき仕事になっているだけかもしれないのです。もしそうであれば、これはあなたを不幸にする危険な思い込みです。あなたが無理して終わらせるために行った時間外労働は、プロジェクトの利益を減らす結果になるかもしれません。環境によってはサービス残業を余儀なくされる場合もあるかと思います。グチをこぼして無かったことにするという方法は、選択すべきではないのです。

あなたが考える期限は仕事の依頼主の期限と本当に一致していますか?
仕事の期限を延ばす調整ができるかもしれません。普通依頼主は始めからギリギリの期限を提示することは避けるはずだからです。また調整は決して格好の悪いことではありません。事情を説明しリスクを明らかにすることは、仕事を受ける側のマナーです。このとき依頼主が理解できるように正しくリスクを伝えることが重要です。期限に間に合わない可能性は依頼主のリスクでもあるので、正確に伝えることが求められるのです。
それでも調整に時間をかけることは避けたいとお考えの方は、調整する過程で依頼主との信頼関係が築けるかもしれない可能性を考慮にいれてみてください。リスクを正確に伝えられる=リスク管理能力をかってくれるかもしれないからです。期限を延ばしつつ依頼主からの信頼を得られれば、その解決方法は最適解かもしれませんよね。さらに運が良ければ、調整の会話をする過程で新たな仕事の展開など受注につながる話が聞けるかもしれませんよ。

仕事に熱心に取り組むことはとても素晴らしいことです。その情熱を正しいベクトルで表現し、あなたの評価がもっと上がると良いですね。


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2010/06/09

体調不良で仕事が捗らないときは


Maybe I'm Just Tired 20/365, originally uploaded by shes_jack.


偏頭痛、肩こり、腰の痛み、背中のハリ…疲れが溜まっているとき、出勤するのも億劫になりますよね。自己管理不足と言われれば確かにそうなのですが、こんなとき何か良い手はないでしょうか。

実は今日私のコンディションは冒頭のような状態で、出勤するのがやっとの状態でした。今週中に提出する成果物があるため、休むことはできないのです。でも、やっぱり仕事が捗りませんね…。進みが遅いので、退社時刻にも帰れない状況になりそうでした。
私には経験豊富な上司がいます。困ったら相談する、プロジェクトの進捗報告ついでに、こんなときどう対処しているか聞いてみました。

無理しないで早く帰ることだよ。

やさしいお言葉です。しかし、早く帰る=終わらないはずなので、私には受け入れ難いアドバイスでした。ただ他に良い手は無かったので、ここは一旦落ち着いて、上司の言う通り無理しないで済む方法を考えてみました。頭で考えてもよくまとまらない状況でしたので、解決策をひとつひとつ紙に書いていきました。こうするとグルグル同じことを考え無くて済みますね。使えそうな案は4つ見つかりました。

①早く帰宅して体調を戻す
②完成度を落とす
③他の誰かに引き継ぐ
④締め切りを伸ばす方向で調整する

容易に考えつきそうな解決策ですが、今の体調ではこれだけ考えるのもやっとの状態でした。
私は②を選択しました。元々完成度はお客さんの要求の一割増、不要なトラブルを避けるためですが、要求を少し超えた品質を目指しています。状況次第なところはありますが、これもひとつのリスク管理として工数に組み込むことにしているのです。上司のアドバイスから大部遠回りして考えましたが、ベストな解決策に辿りつけたようです。教科書通りの答えではありませんが、誰にも迷惑をかけずピンチを乗り切れれば、次第点です

みなさんは体調不良で仕事が捗らないとき、どの様に切り抜けていますか?
是非、経験談を教えてください!

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