まとめてやろうとするから挫折しやすい！タスクが発生したらすぐ入力するのはタスク管理のお約束

「忙しくなってから始めだす」という失敗

これはタスク管理がうまくいかない理由のひとつです。思い出したかのようにまとめてやろうとするとなかなかうまくいきません。

タスクの実行をしなければならないときに管理を始める。とにかく始める間が悪いからうまくいくはずがないのです。



チャップリンは間が悪そうに見えて絶妙すぎるので、ちょっと例えが悪かったかもしれませんね（笑）
ですが、周りから見ると滑稽に見えるのはまず間違いないでしょう。

この記事のタイトルの通り、「まとめてやろうとするから挫折しやすい！タスクが発生したらすぐ入力する」ことが一番の解決策です。ですが、今の作業を中断してタスク管理をはじめるのもなかなか難しいことかと思います。

今回は、中断を最小限にしてすぐ入力・すぐ復帰できるやり方をご紹介します。

GTDの考案者はこうしている

GTDの考案者、David Allen さんご登場です。何か仕事が発生したらメモしてトレイに入れる。すごく単純なやり方でこの悩ましい問題を解決しています。とてもスマートに見えます。
こちらの記事で知りました。
横槍仕事をコントロールする方法ーDavid Allenさんの動画ー | Find the meaning of my life.

OmniFocusだったらこう

Mac用のGTDアプリ、OmniFocusならクイックエントリー機能で解決できます。

これはアプリを切り替える時間を最小限にしてくれる機能です。この機能があるから何か作業をしている途中でも、すぐにタスクを入力し作業に復帰できます。

このクイックエントリー機能は好みのショートカットを割り当てられるので、他のアプリケーションとぶつかってしまうという問題にもちゃんと配慮されています。

ToodledoならTodoがオススメ

Toodledoをお使いのMacユーザーならTodoがオススメです。Todoのクイック機能は精錬されてます。


TodoもOmniFocusと同様、ショートカットキーはもちろん変えられますよ。

まとめ

・タスクリストを最新の状態に保つこと
・今の作業を中断しないこと
この２つは相反することでありながら、どちらもタスク管理には重要なポイントです。

２つ共少々値段の張るアプリですが、クイック機能を使いたいがためにこれらを購入しています。職場はMacではないので、David Allen さんのやり方に近いことをやっています。忠実にマネをするなら切り離せるブロックメモを使うとコストパフォーマンスがよさそうですね。

OmniFocus 1.9.4（￥6,900）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group - The Omni Group（サイズ: 15.8 MB）
全てのバージョンの評価: （35件の評価）

Todo 1.4.2（￥1,300）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Appigo - Appigo, Inc.（サイズ: 4.5 MB）
全てのバージョンの評価: （18件の評価）


※価格は記事掲載時のものです。

面白い！っと思ったら、シェアしてみませんか！

http://www.447blog.com/2012/02/blog-post_27.htmlまとめてやろうとするから挫折しやすい！タスクが発生したらすぐ入力するのはタスク管理のお約束

あっ！コレ欲しいな！ココに行ってみたいな！全てタスク管理システムに詰め込んで

あなたは自分のリストを持っていますか？

仕事のチェックリスト、お買い物のリスト、目標のリスト、それに予定表も一種のリストと言ってもいいでしょう。

これらのリストを全てまとめてひとつにするとある大きな発見ができます。それは何でしょう？

Twitterという超巨大なリストから発見できるもの

Twitterは自分や友人、知人のつぶやきが読めるというサービスですが、もう少し広い視点で見ると世界中の人々のつぶやきで作られた超巨大なリストから自分が読みたいつぶやきを抜き出して読めるようにしてくれるサービスとも言えます。

普段自分からは見えない部分のつぶやきは自分とはほとんど無関係のように見えます。そうです！ツイッタートレンドにある今現在みんなの興味関心を集めているフレーズは、ほとんど無関係の部分からもたらされる情報ですよね。そしてTwitterは写真やお気入りのWebサイトもつぶやきと一緒に流すことができます。今のところツイッタートレンドは、写真のトレンドを見せてはくれませんが、RTという機能によって友達の友達の写真を見ることができますよね。

Twitterのつぶやきリストが全世界でひとまとめだからこそ発見できること、みなさんは意識しなくても利用しているんです。

話を自分のリストに戻しましょう。

自分のリストをひとつにすると見えるもの

仕事、買い物、目標、予定表、これらのリストをひとまとめにすると何が発見できるでしょうか？

そうです！自分のトレンド、つまりそのときの自分を形作るものの片鱗が見えてくるのです。私たちは個別の名前があり、容姿もそれぞれ違うのと同じように、中身もそれぞれ違います。「あの人は個性的だ」という表現は大抵は中身のことを指していますよね。

タスク管理のシステムは最先端のリストシステム

タスク管理のシステム（GTDに対応しているものは特に）は、リストをひとまとめにするのにうってつけの入れ物です。フォルダーでリストを分けて管理でき、日付やコンテキストなどの単位で読みやすい形に整理できます。私はこの入れ物にとにかくなんでも詰め込むことにしています。

私の全てが詰まったリストを眺めると何が見えてくるでしょうか？

そこにはハーレーダビッドソンに乗りたくて、アルゼンチンのペリト・モレノ氷河の青い山脈をいつか夫婦で旅してみたい夢見る私もいますし、週末に朝食のカップラーメンをできるだけ安くまとめ買いするために、こんな時間からチラシをチェックしはじめる少々お疲れの私も存在します。

そうですよね、これが私という人間そのものなんでしょう。

Todo 5.0.1（￥450）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Appigo - Appigo, Inc.（サイズ: 7.3 MB）
全てのバージョンの評価: （1,096件の評価）

OmniFocus for iPad 1.4.2（￥3,450）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group - The Omni Group（サイズ: 9.8 MB）
全てのバージョンの評価: （120件の評価）

面白い！っと思ったら、シェアしてみませんか！

http://www.447blog.com/2012/02/blog-post_10.htmlあっ！コレ欲しいな！ココに行ってみたいな！全てタスク管理システムに詰め込んで

GTDアプリの矛盾を解消！ Action Listsで毎日の繰り返しに対する意識を高める

多くのGTDアプリには隠れた落とし穴があります。入り口はとても小さな落とし穴なので見落としてしまったり、気にもかけないことかもしれないのですが、大きな問題に思えて仕方がないことがあります。

まずは次の２つの文は読んでみてください。もっともらしい文章ですが、並べてみるとひとつの小さな矛盾点を感じませんか？

①これは必要か？否か？と人生に取捨選択の問いぶつけていくことは、気になること全てを扱うGTDでは呼吸をするのと同じくらい必要なステップなのです。

②デジタルのGTDツールが得意とすることのひとつに、繰り返しの設定があります。毎日繰り返すタスクは一度だけ入力すればよいのです。チェックを入れると次の日のタスクが自動的に作られます。

繰り返しタスクは取捨選択機会が失われている

繰り返しのタスクは自動的に次のタスクを作ります。優先順位や次の行動などの状態もそっくりコピーしたタスクを作ります。もちろん毎日必須でやるならばそれで良いのですが、そうでない場合は問題があるのです。

時間があればやるつもりくらいの「あわよくばタスク」は、必要か？否か？取捨選択する必要がでてきます。その日その日によって優先順位が変わるからです。それなのに、アプリ側では取捨選択などお構いなしに「あわよくばタスク」をやることになってしまっているのです。

これは人間側が読み替えてあげるべき問題でしょうか？
アプリ側の落とし穴だと思っています。
・やるかやらないか判断するステップを通り越してやることになっている
・やることになっているのに、やらなくても良い場合がある
・結局どれに手をつけるのか迷い、混乱が生じる

私は手帳やメモなどアナログでタスク管理をやっていた時期のほうが長いので、デジタルに移行したときから？マークだったのです。アナログは人間が頭を使わなければならない分、「取捨選択が毎日できる」環境になりやすいのです。逆に「取捨選択を毎日行わなけらばならない」とも捉えられるので、ここは定型的なタスクの分量によって好みが別れるところでしょう。

唯一の対抗策は毎日タスクリストを新しく作ることでしょう。しかしAction Listsは、この問題をうまく解決しています。

Action Listsはここがすごい

Action Listsでは、繰り返しのタスクを完了すると、次の期限を設定したタスクが受信箱に投下されます。つまりタスクの期限を更新しながらも、受信箱に投下することで取捨選択の機会が設けられるのです。「あわよくばタスク」にも、毎日当たり前のようにやっているタスクにも、見なおしの機会が均等に与えられます。

要するにAction Listsは習慣を見直すきっかけを与えてくれるんです。

この挙動にはじめは戸惑いました。クセがあるアプリだ、という印象を受けました。そもそもToodledoのルールでは、繰り返しタスクは期限だけを塗り替えてくれるものであり、タスクの状態は変えないものだからです。私の考えが変わったのは次の機能を知ってからです。

さらにここがすごい

タスクの開始日になるまでは非表示にしておく、という機能があります。これをONにしておくと受信箱に投下されたタスクは見えない状態になります。受信箱に何か入っている（＝まだタスクに対するアクションを決めていない）状態は気持ちが悪く感じるのですが、見えない状態だから気持ちいい状態を保てるのです。
ちなみに23:59から0:00になるとこのタスクは表示されます。

まとめ

・あわよくばタスクは繰り返しにしておくと毎日確認できて楽
・しかし繰り返しタスクは自動的にやることになってしまう
・「あわよくばタスク」にどうにか取捨選択の機会をもうけたい
・Action Listsは繰り返しタスクを受信箱に投下するので取捨選択できる
・さらに受信箱を毎日空っぽにできるタスクの非表示機能がある

Action Lists Lite - GTD Task Manager 3.0.4（無料）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Daze End Software - Charles Perry（サイズ: 1.9 MB）
全てのバージョンの評価: （57件の評価）


Action Lists - GTD Task Manager 3.0.4（￥850）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Daze End Software - Charles Perry（サイズ: 1.9 MB）
全てのバージョンの評価: （29件の評価）

面白い！っと思ったら、シェアしてみませんか！

http://www.447blog.com/2011/09/gtd-action-lists.htmlGTDアプリの矛盾を解消！ Action Listsで毎日の繰り返しに対する意識を高める

iPhoneのGTDツール「Action Lists」でGTDを運用する（図解）

前回の予告通り私が普段どのようにGTDを運用しているのか紹介します。
私はGTDのほとんどをiPhoneの「Action Lists - GTD Task Manager」というアプリで行っています。実はつい最近まで別のアプリを使っていましたが、なんとアップデートで動かなくなってしまったのです…。Action ListsはToodledoというクラウドタスク管理システムに対応しています。なので、これまで管理してきたタスクを失うことなく移行できました。iPhoneのToodledo公式アプリやこれまで使っていたAppigo社のTodoなどと比べると少しクセのあるアプリですが、理解してからはかなり運用が楽になりました。このアプリはGTDの基本にとても忠実なんです。こういうツールをはじめて使うという方にもオススメできますし、私のように別のアプリから乗り換えする方にももちろんオススメできるアプリです。



この運用フローの図を元に紹介していきますね。このフローで何を考えどう決断しているのか？興味がある方は、前回の記事にみっちり書いてあるので、まずはそちらをご覧になってください。今回もIKEAのアームチェアを購入する（要するにいつもの物欲を処理する方法について）つもりで解説していきます。

行動をおこすべき？

アームチェアを欲しいと思ってしまったら、まずはその気持ちをそのまま受信箱に入れています。受信箱というのは運用フローの起点となるリストで、全てのタスクはここに収めることからはじまります。今の段階では欲しいと思っているだけですから、実際に購入するかは後々決めていくことになります。もし欲しいという気持ちが強いのならば感嘆符をつけて「欲しい！！！」などと表現しています。Action Listsには優先度の概念がないので、こんな風に表現することもあります。

行動しよう！

さぁ三択の決断です。購入する気まんまん？慎重？考えなおす？


購入に少し慎重になる場合の操作です。プロジェクトを作って一手一手進めていきます。家具を買うときはこのくらい慎重になったほうが失敗がありませんよね。そして、衝動買いを考えなおすには最良の手でもあります。実際の操作は直感的で複雑ではないのですが、画像は複雑ですね。なにより画像処理にへこたれそうになりました。画像を並べるのにNumbersを使ったのですが、こういう使い方でも勝手が良く意外な発見でした（笑）


慎重になりすぎて少し萎えてしまった場合の操作です。「欲しい」から「気になる」くらいの盛り下がりですので、まだ捨てずにとっておきます。捨てる場合はタスクをスワイプして表示する削除ボタンから。


買う気まんまんの状態です。今すぐに買いにいけない場合でも、次の行動にしておきます。Action Listsは次の行動にしておいても、タスクの開始日が来るまで見えなくする機能があります。とても便利な機能ですので、後日詳しく紹介したいと思います。

すぐ終わる用事？

これはGTDの「整理」の手続きになります。


家具を購入するのに他人に頼むというシチュエーションはあまりないかもしれませんが、連絡待ちタスクはこのように作ります。連絡待ち専用のリストがあるアプリはあまりありませんので、部下や下請けさんを多く抱えている方には重宝するのではないでしょうか。


コンテキストを指定すると行動リストが活きてきます。職場でパソコン向かっているときに職場のパソコンというコンテキストを見ると、そこでやることだけが並ぶというわけです。余計なことを意識しにくくなります。私はプライベートのタスクが最も多いので、プライベートにまつわるコンテキストは細かく分類し整理に務めています。ちなみにリストの横にある数字は、タスクの総数ではなく次の行動に指定したタスクの数です。赤が期限超過、オレンジはもうすぐ期限の意味です。
買い物というコンテキストを用意すると、買い物リストのような使い方もできますよ。図にあるおしゃれなサイドテーブルというのはもちろんアームチェアと一緒に使う予定のものですが、「いつまでにやるか決めていない次の行動」として、買い物リストの中でじっと待機させています。これは家具との出会いを大切にするという意味をもっています。ふと立ち寄った雑貨で見つけたりするものなのです。

「Action Lists - GTD Task Manager」は無料のLite版も用意されています。タスクの数にかなり厳しい制限がありますが、気になる方はチェックしてみてください。

今回はかなり長いエントリーでしたね。お疲れ様でした。

Action Lists Lite - GTD Task Manager 3.0.4（無料）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Daze End Software - Charles Perry（サイズ: 1.9 MB）
全てのバージョンの評価: （57件の評価）


Action Lists - GTD Task Manager 3.0.4（￥850）
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Daze End Software - Charles Perry（サイズ: 1.9 MB）
全てのバージョンの評価: （29件の評価）

面白い！っと思ったら、シェアしてみませんか！

http://www.447blog.com/2011/09/iphonegtdaction-listsgtd.htmliPhoneのGTDツール「Action Lists」でGTDを運用する（図解）