2011/09/02

iPhoneのGTDツール「Action Lists」でGTDを運用する(図解)

前回の予告通り私が普段どのようにGTDを運用しているのか紹介します。
私はGTDのほとんどをiPhoneの「Action Lists - GTD Task Manager」というアプリで行っています。実はつい最近まで別のアプリを使っていましたが、なんとアップデートで動かなくなってしまったのです…。Action ListsはToodledoというクラウドタスク管理システムに対応しています。なので、これまで管理してきたタスクを失うことなく移行できました。iPhoneのToodledo公式アプリやこれまで使っていたAppigo社のTodoなどと比べると少しクセのあるアプリですが、理解してからはかなり運用が楽になりました。このアプリはGTDの基本にとても忠実なんです。こういうツールをはじめて使うという方にもオススメできますし、私のように別のアプリから乗り換えする方にももちろんオススメできるアプリです。

GTD運用フロー

この運用フローの図を元に紹介していきますね。このフローで何を考えどう決断しているのか?興味がある方は、前回の記事にみっちり書いてあるので、まずはそちらをご覧になってください。今回もIKEAのアームチェアを購入する(要するにいつもの物欲を処理する方法について)つもりで解説していきます。

行動をおこすべき?

アームチェアを欲しいと思ってしまったら、まずはその気持ちをそのまま受信箱に入れています。受信箱というのは運用フローの起点となるリストで、全てのタスクはここに収めることからはじまります。今の段階では欲しいと思っているだけですから、実際に購入するかは後々決めていくことになります。もし欲しいという気持ちが強いのならば感嘆符をつけて「欲しい!!!」などと表現しています。Action Listsには優先度の概念がないので、こんな風に表現することもあります。

クイックタスク

行動しよう!

さぁ三択の決断です。購入する気まんまん?慎重?考えなおす?

行動しよう!その1
購入に少し慎重になる場合の操作です。プロジェクトを作って一手一手進めていきます。家具を買うときはこのくらい慎重になったほうが失敗がありませんよね。そして、衝動買いを考えなおすには最良の手でもあります。実際の操作は直感的で複雑ではないのですが、画像は複雑ですね。なにより画像処理にへこたれそうになりました。画像を並べるのにNumbersを使ったのですが、こういう使い方でも勝手が良く意外な発見でした(笑)

行動しよう!その2
慎重になりすぎて少し萎えてしまった場合の操作です。「欲しい」から「気になる」くらいの盛り下がりですので、まだ捨てずにとっておきます。捨てる場合はタスクをスワイプして表示する削除ボタンから。

行動しよう!その3
買う気まんまんの状態です。今すぐに買いにいけない場合でも、次の行動にしておきます。Action Listsは次の行動にしておいても、タスクの開始日が来るまで見えなくする機能があります。とても便利な機能ですので、後日詳しく紹介したいと思います。

すぐ終わる用事?

これはGTDの「整理」の手続きになります。

すぐ終わる用事?その1
家具を購入するのに他人に頼むというシチュエーションはあまりないかもしれませんが、連絡待ちタスクはこのように作ります。連絡待ち専用のリストがあるアプリはあまりありませんので、部下や下請けさんを多く抱えている方には重宝するのではないでしょうか。

すぐ終わる用事?その2
コンテキストを指定すると行動リストが活きてきます。職場でパソコン向かっているときに職場のパソコンというコンテキストを見ると、そこでやることだけが並ぶというわけです。余計なことを意識しにくくなります。私はプライベートのタスクが最も多いので、プライベートにまつわるコンテキストは細かく分類し整理に務めています。ちなみにリストの横にある数字は、タスクの総数ではなく次の行動に指定したタスクの数です。赤が期限超過、オレンジはもうすぐ期限の意味です。
買い物というコンテキストを用意すると、買い物リストのような使い方もできますよ。図にあるおしゃれなサイドテーブルというのはもちろんアームチェアと一緒に使う予定のものですが、「いつまでにやるか決めていない次の行動」として、買い物リストの中でじっと待機させています。これは家具との出会いを大切にするという意味をもっています。ふと立ち寄った雑貨で見つけたりするものなのです。

Action Lists - GTD Task Manager」は無料のLite版も用意されています。タスクの数にかなり厳しい制限がありますが、気になる方はチェックしてみてください。

今回はかなり長いエントリーでしたね。お疲れ様でした。

Action Lists Lite - GTD Task Manager 3.0.4(無料)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Daze End Software - Charles Perry(サイズ: 1.9 MB)
全てのバージョンの評価: (57件の評価)


Action Lists - GTD Task Manager 3.0.4(¥850)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Daze End Software - Charles Perry(サイズ: 1.9 MB)
全てのバージョンの評価: (29件の評価)

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