2011/11/26

心配ごとを理論上で解決すると半分くらいに減る

前回のつづきです。

しばらくブログを書いていなかったせいか、まとまらなくなってきています。初心を忘れずに、できるだけ丁寧に書いていこうと思ってます。

生きていれば心配になることってたくさんある


・子供が風邪を引いたけど病院に行かなくて大丈夫かな?
・たくさん仕事がたまっているけど間に合うだろうか?
・カードでたくさん買い物したけど残高大丈夫だろうか?
・原発が爆発したけど健康的には大丈夫なの?
・ただ何も成し遂げないで死んでいくのだろうか?

自分では簡単に解決しづらい問題だから

心配になったり不安になったりするのですが、週次レビューは、こういう問題を「自分で」スッキリさせるためのひとつの手段です。
もちろんレビューをしただけでは問題を解決できません。ですが、気持ちを落ち着かせて問題解決に向きあうことに関しては、私はこれより良い方法を知りません。

心配ごとを少なくするためにやること

例えば、カードでたくさん買い物をしてしまい(よくやりますw)、残高が心配になったとします。こんなときは、この2つをチェックすると良さそうです。

・いくら使ったか?
・いくら残っていれば良いか?

ということは、この2つを準備すればよいことになります。

・レシートを集めて
・通帳を記帳すればよい

結論が出れば同じ問題で悩むことはありません。さらに次に取るべき行動を決めることもできます。もし残高が足りないとわかったら、別の口座から移せばよいとわかるからです。
それでも足りなかったら…新しい悩みが増えることになりますねw。それはおいておいて。

さて、準備することが何かわかったら次は行動です。

・レシートを全て集めてカード明細だけ抜き出す
・引き落とし口座の記帳に行く

さらにいつやるのかを決めます。

・レシートの整理は明日の夕食後に
・記帳は明日の昼休みに行く

ここまでくると心配指数は半分くらいに減っているかもしれません。理屈の上だけでも問題を解決させると、気持ちが落ち着いて安心しますよね。

実はこの手順は週次レビューそのものです

簡単だと感じた方がほとんどかと思います。難しいと感じるのは多くの物事を一度に扱おうとすることが原因であり、時間さえかければどなたでもできることだと思います。だから短時間で効率良くやる方法を探したり、挫折してしまったりするのでしょう。

この手順は頭の中だけではやりません。メモや手帳、パソコンやスマートフォンなど、記録が行えるものの上で行います。頭はモノを覚えておく機能もありますが、それは道具にまかせることもできます。頭は心配ごとを解決するために使うべきです。

さらに次回につづきます〜。

面白い!っと思ったら、シェアしてみませんか!

2011/11/25

その場でメモを取る破壊力を知る前にやめてしまう悲劇

次回はレビューのチェックリストを紹介しますなんて書きましたが、予想より遙かに長くなってしまったので、一部を切り出して先にアップしたいと思います。

その場でメモを取るのは誰でもできること

ですが、誰もが続くものではありません。その破壊力に気がつくところまで到達する前にやめてしまうからです。メリットを感じないことを続ける方はほとんどいません。

なので、メリットがわかりやすいように3つのパターンを紹介します。

メモをとらない

冷蔵庫を空けてタマゴが少ないことに気がついたとします。タマゴが無くなると困るなぁ〜っと牛乳を取り出して閉める。もちろん買い物に行ったときには忘れている。

これは絵に描いたような失敗ですね。次はメモをとるようにしてみます。

まとめてメモを取る

買い物に行く直前で冷蔵庫を空けて足りないものをチェック。買い物リストを作ります。タマゴと牛乳が少ないことに気がついたのですが、マーガリンまでは気が付きませんでした。フタを空けないとわからなかったし、そもそも急いでいたからです。

これは運が悪かったですませられる問題かもしれません。ただし出かける直前にリストを作り始めるというのは、なかなかストレスのかかる作業です。出かける直前というタイミングで冷蔵庫の中を全てをチェックするのはなかなか敷居が高いやり方だからです。

その場でメモを取る

冷蔵庫に買い物リストを貼り付けておきます。ある日タマゴが少ないことに気がつく、メモる。またある日牛乳が少ないことに気がつく、メモる。マーガリンも同じく。買い物に行く時にそのリストを持っていく。

買い物に出かけるときの行動を比べると、こちらのほうがはるかに自然な動きです。気がついたときに書いているので漏れにくいはずですし、余分な時間もかかりません。冷蔵庫にマグネットでメモとペンを貼り付けておくとさらにやりやすくなります。この方法は買い物リストに限らず、GTDやタスク管理にも有効な方法です。

心配ごとは熱い内に打て

最後に私の名言集の中からこの言葉を贈ります。
ほとんどの心配ごとは心配している間でないと解決しようと思わないものです。そしてたいてい事後に後悔することになります。

別にやらなかったから死んでしまうというわけでもない、他人から見るととるに足らないものだったりするので、まぁいいかぁなんて流せるものなら良いのですが。

もしそうでなければ、熱い(心配している)内に対策を打つのが良いと思います。心配ごとをその場でメモる、ほっとひと息ついた時間に見返して取るに足らない問題なら捨てる、まだ心配ならもう少し考えをまとめてメモする、もしくは行動を起こす。

もし同じ心配をブリ返してしまうことにお悩みなら、ぜひお試しください。

この言葉、実は以前お世話になっていた会社の社長に言われた言葉を私なりに解釈したものです。元々の意味は女の子に対する気持ちが熱い内にアプローチしろ!それが一番気持ちいい!という主旨でした。妙に説得力がある話です(えっそうでもないですか?)。

面白い!っと思ったら、シェアしてみませんか!

2011/11/23

タスクのレビューはモヤモヤをスッキリさせる行為 #tokyohack

タスク管理分科会を開催しました。
雨の中ご参加頂いたみなさん、お疲れ様でした。

モヤモヤをスッキリさせるために必要なものとは?

今回は普段お使いのタスク道具をお持ち頂いて、みんなでレビューをやろうという企画。さらに自分はどうすればスッキリした状態になれるのか考えて頂いて、それをリストにすること、つまりレビューチェックリストを作ることが目的でした。

このレビューチェックリストを使うと
「次のレビューからはそのリストに沿うだけでモヤモヤがスッキリできるでしょ?」
という自分で言うのもなんですが、わかりやすい企画でした(笑)
これはスタッフとかなり密なディスカッションをしてやっと辿りついた結果ですので、とても満足しています。スタッフのみなさんも同じようにやりがいを感じていてくれてると嬉しいな。

今回は大きな収穫が2つありました。

ひとつ目の収穫

私がタスクのレビューを行なうようになったのは、GTDが世に出るずっと前、詳しくは忘れましたが10年以上はやっているはずです。ですが、雑談をはさみながらリラックスしてレビューするのは今回がはじめての経験でした。
普通に考えて黙々と集中しながらやるのがよいと思うのですが、雑談の相手もレビューしているわけで自然と思考がレビューに戻ってくるのです。とても不思議な感覚。

適度なリラックスは柔軟な発想を産みます。これを普段の生活に取り入れてみたいなと思いました。特に同じ目的を共有する仲間と一緒に行うレビューはとてつもない効果を秘めているような予感がしています。それに気がついたことがひとつ目の収穫です。

ふたつ目の収穫

もうひとつの収穫は、作成したレビューチェックリストを参加者で共有できたことです。
こんな意見がありました。この中にあなたのスッキリポイントはありますか?
・Inboxを必ず空にする
・OmniFocusのレビュー機能を終わらせる
・タスクの開始日を決める
・次の日の帰宅時間を決める
・次の日の何時に何をやるのか決める
・漏れをなくす(頭の中身をInboxに全ていれる)
・タスクを優先順位順(手をつける順)に並べる
・EvernoteのInboxをチェックする
・全てのタスクにコンテキストを割り振る
・紙一枚に仕事の状況を全てまとめる
・タスクリストに最新の情報を反映する
・タスクを実行する単位(今日・今週・今月)に分ける
・メモを全てToodledo(タスク管理のシステム)に入力する
・toggleを使って作業時間を記録する

私も参加者のみなさんと一緒にレビューチェックリストを作成しました。結果的にみなさんとはだいぶ違うものが出来上がってしまい、キチンと共有できていたのか疑問が残っています…。
こちらは次回の記事で紹介したいと思います。

次回の開催は来年1月頃を予定しています

ブラビオの町田さんから、こんなに貴重な会は他にはないと仰って頂いて、現在非常にモチベーションが上がっております。さらにブレインさんのレポートを読んでクライマックスまで上がっております!

東ラ研タスク管理分科会Vol.5に参加してきた+週次レビューリスト公開:A's Thought web-Log(ATL):So-netブログ



次回も楽しくタスク管理を学べるような企画を用意してお待ちしております

ぜひぜひご参加ください。

面白い!っと思ったら、シェアしてみませんか!