日常にひと工夫できる記録のとりかた・つかいかた

日常にちょっと工夫を加えたらうまくいったという経験、どなたでもあるかと思います。記録をとってみるとどんな工夫をすればよいか見えてくるかもしれませんよ。

これ以上太らないように体重を記録する

毎晩お風呂上りに裸の状態で測ることにしています。

毎日測るということは、昨日の晩からの変化が数値でわかるということです。体重が微増していたら原因はなんだろう？と自然と考える頭になれます。

・昼食と夕食、二食もお腹いっぱい食べてしまったから少し増えた…ガマンしよう
・三食腹八分目に抑えたから少し減った！続けよう
・仕事に夢中で昼食を食べるの忘れたから1kgも減った！気をつけよう

記録をつけると原因がわかる、原因がわかるから対策がとれる、というわけです。

子供たちに体験させたことを写真に記録する

親が子供にしてあげなきゃいけないこと、数えられないくらいありますが、その中でも特に重要なのは色んな体験をさせてあげることだと思っています。

今までどうして重要なのか自分の言葉ではうまく説明することができなかったのですが、世界一の職人が教える「世渡り力」「仕事」「成功」の教訓という本のここの一節がうまく表現しています。

例えば夏に海に行って、足がつって助けてもらったりする。そうすると、心の中にいろいろなことが入ってくるようになる。それが人生のメニューになるんだ。前にも話したが、子供たちがどれくらい人生のメニューを見ることができるか、それは親の責任なんだよ。親は子どもを外に連れて行って、メニューを見せてやらなくちゃ。そうして子どもは、その中から「これにしようかな、あれにしようかな」と選んでいくんだ。メニューを見せてもらえなかったら、選ぶこともできないでしょ。

写真を撮るだけではなく、たまには見返してください。そこにはあなたが子供に体験させたことがいっぱい記録されています。



海の写真が多かったら山に行く、船に乗っている写真がなかったら船に乗りに行く、子供たちの写真をただ見るのではなく体験したことを意識しながら見るようにしてみてください。

最近の写真管理アプリは顔認識ができるので何歳頃にどこへ行ったのか簡単にわかりますよね。上の子は行ったけど下の子は行ってないなんてこともわかりやすいですよ。

絶好調を維持するために睡眠時間を記録する

絶好調のバロメーターは適度なストレス、睡眠の長さ、うれしいことの回数・重さです、私の場合。
この中でも睡眠時間には特に気を使っています。

私はどうやら週に４２時間寝れていると絶好調になりやすいということがわかっています。

ちなみに絶好調の状態とは、自分でやると決めたことが時間通りにできる状態のことを指します。
48Frames時間管理術という方法を使って、睡眠時間はもちろん、自分でやろうとしたことが時間通りにできているかチェックしています。

447ブログ: Googleカレンダーでワーク・ライフ・バランスを整える「４８Frames時間管理術」


最近ブログの更新を再開したのは、他の予定をこなしても睡眠時間を確保できるようになったためで、今度はうれしいことの回数・重さを増やそうと考えているからです。ですから、色々反応があるととても嬉しいです^^

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行動を可視化できるGoogleカレンダー使いやがれ！

タイトルが命令口調になってしまいすみません。
奥さんが大好きな番組をマネしてるだけです（笑）

一ヶ月くらい空きましたが週次レビューの話の続きです。
週次レビューについて今までこんなことを書いてきました。

タスクのレビューはモヤモヤをスッキリさせる行為 #tokyohack
その場でメモを取る破壊力を知る前にやめてしまう悲劇
心配ごとを理論上で解決すると半分くらいに減る

GTDに時間管理を補強する

週次レビューというとGTD（タスク管理の手法のひとつ）を思い浮かべる方が多いかと思います。
特に４４７ブログの読者さんはそうだと思います。

GTDと言えばストレスフリー、心配ごとを見つけてはスッキリさせることに快感を覚えるくらい心配ごとに耐性がつきます。
しかしながら、人によってはもう少し具体的なアプローチが必要だと感じる場合があります。

・タスクに期限を付けたけどそれまでに果たして終わるのか？
・タスクをいつから始めてよいのかわかりづらい
・ルーチンワークを効率化させたい

要するに時間管理に関する領域を補強してあげる必要があると思うのです。

Googleカレンダーはタスクと時間枠を仲良しにするツール

上の図は私のカレンダーです。これが私なりに考えたアプローチの結果です。

週次レビューでは一週間（168時間）全ての時間に30分単位で予定を組んでしまいます。
上から順に行うルールです。
・睡眠時間を週42時間確保する
・食事、お風呂、身支度の時間を確保する
・会議や約束などアポイントメントを確認し準備や移動時間を確保する
・出勤、帰宅時間を決める
・プロジェクトリストから仕事のタスクの細かいスケジュールを決める
・タスクリストから余暇の時間にやることを拾う

実際やってみると、予定がぶつかってしまったり一日で収まらなくなることがあるかと思います。
実はこれがGTDだけでは見えない部分なのです。無理なタスク管理をしてしまった部分なのです。

帰宅時間を先に決め、それから仕事のスケジュールを決めることで、仕事量が適切かどうか判断するための基準となります。基準を設けてから仕事量を調整して減らそうという意識が持てるようになりました。

これは48Framesという時間管理の手法で、何とか言語化していきたいと思ってます。

447ブログ: Googleカレンダーでワーク・ライフ・バランスを整える「４８Frames時間管理術」

一週間の先取りはとってもリスキーな行為？

もっとも一週間分の時間を先取りして決めてしまうのは、ハイリスクなように思えます。

例えば、30分で終わると思っていた予定に1時間かかってしまった。すると、後の予定が全て30分ずれてしまうわけです。急な割り込みに時間が取られてしまった場合も同じですね。

実はこれもGTDだけでは見えない部分なのです。
終わると思っていたことが終わらない不透明感、これが可視化できたに過ぎないのです。

たった30分で終わるからと割り込みを甘んじて受けてしまう、その蓄積がモロに残業につながることがありありとわかってしまうのです。きちんと残業代を支払う会社なら人件費で利益がぐんぐん下がっていくのです。気軽に割り込ませないプレッシャーを自分に与えること、割り込みが発生しても崩れない予定を組めること、これらを意識できる自分になれます。

【社長の名言】二回でやめておけ

私たちはそれぞれが専門的な仕事をしています。だから毎日の仕事の細かいところに違いはあるものの、大筋は同じ仕事を繰り返しているに過ぎません。（まったく違う仕事になるとスキルアップにコストがかさんでしまいますよね）

だからどのくらい時間がかかるか全く読めませんという言い訳は、二回くらいでやめておいたほうが自分のためではないかと思います。

ある武闘家なんて一回受けたワザは全て見切ってしまうそうですよ、もちろんこれはマンガの話ですが。

もし立てた予定通りにこなせなかったら、実際かかった時間にGoogleカレンダーを修正します。この蓄積がライフログの役割を果たし、かかった時間の指針となります。つまりルーチンワークの見通しがかなりすっきりとします。

予定の修正、以前はブラウザが重かったりと手間がかかる作業でしたが、最近はWeek CalendarというiPhoneアプリがあるのでものの数秒で修正できるようになりました。このアプリはとても便利なので後日紹介したいと思います。

最後に「二回でやめておけ」この言葉の由来をお伝えします。
これは以前お世話になった社長から頂いた名言を私なりに解釈したものですので、著作者の意図を明記しなけらばならないのです。

本来は「情が移るから二回でやめておけ」という言葉で、男女のとってもドライな関係についてのおやじのひとり言的なお話でした。心当たりがあるわ！あるぜ！という方はぜひこの名言を活用されて、自分に打ち勝ってくだされば社長も喜ぶと思います。

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Googleカレンダーでワーク・ライフ・バランスを整える「４８Frames時間管理術」

前回はライフ（生活）のタスクを管理するとワークとのバランスを整えやすくなります、という内容でした。

タスク管理でワーク・ライフ・バランスを整える

タスク管理は先々の行動を管理するものですので、実際にどのような時間配分で行ったかという実績の記録にはあまり向いていないかと思います。前回の記事は、スケジュールの時間配分を行う前の段階でバランスをチェックできる、いわば予防みたいものになります。

いくら予防していても、病気にかかってしまったら診察とお薬が必要です。さらにタチの悪いことに、気がついたら毎日仕事漬けになっていた、なんてケースも良く聞きますので、自覚症状がなくとも第三者的にチェックしてくれる健康診断ような仕組みも必要でしょう。もしもライフ・ワーク・バランスの崩れ始めを察知し、整えやすくする方法があったら…。

私はGoogleカレンダーを使って、バランスを均一化する試みを続けています。三年くらい続けていますが、時間のバランスが崩れた瞬間が手に取るようにわかるまでになりました。残業もしなくて済むように対策を取りやすくもなり、少なくとも成果物の質を下げずに月の残業ゼロで数年過ごしてます。最終的に「チームや会社全体の残業をゼロにして、全員が人生を謳歌する」という大きな目標を目指してますが、まだまだうまく行かないというのが実状です。もう少し出世すればやりやすくなるかな？なんて考えてます（笑）

これからご紹介する私のやり方は少々遠回りに見えるかもしれません。（実際私のカレンダーを見てどん引きする方も…）ですが、自分ができる範囲でできるだけ効果のある方法を追求したら今の形になりました。Googleカレンダーを使いますので金額的なコストはほぼゼロに近く、時間的なコストも３０分程度で済みます。４８Framesという名前はさきほど命名したばかりですが、とても気に入っています。


４８Framesは、大きく３つのポイントがあります。これをなぞっていくと画像のような週間カレンダーが出来上がります。

ワークとライフを色分けする

Googleカレンダーは、予定を入れる先のカレンダーを複数作れます。カレンダーは色分けができますので、バランスが視覚的にわかるようになります。始めのうちは分類がたいへんなので、カレンダーを３つだけに分けてました。

・仕事（青）
・プライベート（緑）
・生活コスト（グレー）

生活コストというのは、生きるために必要な時間（コスト）です。睡眠時間、食事、お風呂などがこのカレンダーに含まれます。私は通勤時間もここに入れていますが、人によってこの解釈は変わるかもしれません。掃除、洗濯、料理の時間はあなたの役割によって色が変わるでしょう。

生活のバランスが崩れるときは、たいてい青が増えたことが原因で、緑が減ります。緑が限りなく０に近づくと今度はグレーも減ってきます。青の時間をできるだけ定量で押さえて(残業をしないで)、緑とグレーを多くするのが、この方法のキモになります。私のような趣味人間は緑が増えますので、グレー（特に睡眠時間）をできるだけ定量確保するのが目的になってきます。

２４時間ひとコマもスキマを作るな！

いきなり命令口調ですみません。ですが、これは一番の鉄則なんです。一日の予定を３０分単位で記録して、２４時間空きをなく全て塗りつぶすということをやります。ちなみにひとコマというのは３０分間を指し、一日は４８コマ、つまり４８Framesになります。

始めのうちは予定をひとコマずつ作るとたいへんなので、例えば９時に出社する方ならランチまでの３時間、つまり６コマは仕事をするという時間枠を表す予定にしておきます。

これに慣れてきましたら予定の段階で詳細まで詰めていくのですが、ひとコマより小さい単位では記録しません。これは第二の鉄則です。理由は手間がかかり続かなくなること、５分１０分はバランスに影響がさほどないこと、３０分単位が視覚的に一番把握しやすいこと、が挙げられます。３０分単位で余った時間は、スキマ時間でできることリストから拾い上げる、次の予定に着手、ひと息つくなどしています。

時間が読みやすいサラリーマンの方であれば、割と簡単に実践できると思います。就寝し起床し通勤し労働し帰宅する、平日はこの流れでしょうから残業でもしない限り変わらないと思います。夕食をとり風呂に入ったら寝るまでの時間はほぼ緑にできるでしょう。

ルールの通りやってみる

まずは一週間の予定から、バランスの良い理想的な時間配分で塗りつぶしましょう。私はこの時点で平日の緑を毎日８コマは確保します。つまり一日４時間は自分の時間を確保したいのです（結局趣味にかかる時間はグングン増えていくことになるのですが）。

こうして時間枠を確保しておいて、その中でできることだけをやります。タスクリストがあれば、できることを見つけやすくなるでしょう。

実績を都度更新する

予定のひとつを終わらせたら、実際にかかった時間に都度更新します。これは第三の鉄則です。仕事が終わらないと他の時間枠で帳尻を合わせなければなりません。バランスがガラガラと崩れていくのが目に見えてわかるわけです。

「４８Frames時間管理術」の一番の効果は、時間をやりくりする創意工夫、アイデアを生み出しやすくする環境を作れることです。予定は狂う前提で一日をリアルタイムでリメイクできるのです。他にもおおまかなライフログが取れる、帰宅時間が見える化する、休日にありがちな使途不明時間がなくなる、などなど色々な効果が体感できると思います。

色々書いてしまったらかなりの文字数になってしまいましたね。ここまで読んでくださった方、お疲れさまでした。

ここまで書いて思い出したのですが、このブログの第一回目の記事が４８Framesについて書かれていました。こちらの記事のほうが短くまとまっていてわかりやすかったかもしれないですね。

Googleカレンダーの色分けで行動を視覚化する

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