「会議は結論を出す場である」これは私の務めている会社の社長の持論です。この意見は最もであると思います。参加者は限られた時間を割いて集まっているのですから、その工数にあった結果を出さなければならないのは当然の事です。
今回は社長の持論と本ブログのテーマである時間節約をコラボさせて、「結論を無駄なく導き出す会議方法」を考えていきたいと思います。会議は人対人で行うものですから結論を急ぐという方法ではなく、あくまでも少ない努力で極力無駄を省くという視点で考えます。
・質問を予防する
会議資料の説明の際、質問攻めにあってしまい進まないといった経験はないでしょうか。時にはこんな基本的な事もわからないのかと憤慨してしまう場面もあるのではないかと思います。しかし聞き手の問題と一括りにしてしまうのは考えものです。もっと不要な質問を避けるための準備をすべきです。説明者が準備する工数と会議にかかる工数を天秤にかけてみるとその必要性が感じられるかと思います。ではどうするか？説明者が出来る事は、聞き手を想定し聞き手に合わせた説明をする事です。
例えば、開発者がユーザーに対して、システムの優れた設計について説明してもあまり意味はありません。そればかりか的外れな質問が飛び交う原因にも成りかねません。ユーザーが知りたいのは優れた設計による効果、応答性であったりメンテナンス性です。優れた設計は（説明したい気持ちはわかりますが）その根拠が必要な場合だけ説明すれば良いのです。
・脱線を防止する
会議が長引くひとつの要因として、脱線があります。本来決めなければならない内容とは別の話題で盛り上がってしまい、話が進まない状態を指します。会議の議題は明確になっているでしょうか。説明に入る前に説明の背景という名目で議題を一言付け加えるとわかりやすいのではないかと思います。それでも脱線してしまう場合は、仕方ありません。時にはコミュニケーションの一貫として頭を切り替えることも必要ではないと思います。結果的に目標の結論には辿り着けないかもしれませんが、小目標を結論とする方向で修正しましょう。
・反対意見との共通項を探す
時には反対意見が出て結論に辿り着くのが難しい場面があるかと思います。こんな時、自分の意見の正当性を説く事に時間を費やしたにも関わらず、結果的に相手の意見が尊重されてしまうことはないでしょうか。無駄を省くという視点で考えると正当性を説く事はあまり意味が無いことです。まず熱くなる前に反対意見の主旨に注目しましょう。少なくとも会議の目的を共有しているはずですから、実はあなたの主旨と反対意見の主旨は共通項がたくさんあるはずなのです。その共通項に向かって議論を進めていくのが正しい姿であり無駄が無いのではかと思います。共通項が見つかるまで十分に議論する事は、無駄な時間ではありません。脱線には注意しつつリラックスして話を進めて下さい。
2010/03/03
結論を無駄なく導き出す会議方法
blog comments powered by Disqus
