2010/05/20

スケジュール変更に強いTodoリストの作り方

時間見積もりの精度が高く緻密に計画が練られたTodoリストは、とても作業効率の良い状態をつくります。しかし急な割り込みが入ったり、元々作業の見込みがずれていたり等、スケジュール変更が発生した場合には詳細まで決めているだけに、軌道修正のかかる時間はより多くそして大変な作業になります。
私が良く遭遇するケースが、タスクの分岐です。例えば、システムに障害が発生し問題解決を図るといった場合、障害の原因によって分岐が発生します。私のチームの成果物に問題があれば、チームは直接問題解決に当たります。もしそうでなければ、切り分けを行い担当部署へ引継ぎを行います。このように外部からの要因によってもTodoが変わる場合があります。

精度が高いTodoリストとスケジュールの変更にも柔軟に対応できるTodoリストは、相反するものがあります。そこで私は両者のちょうど良い交差点を試行錯誤しています。このちょうど良い交差点とは、Todoを全て完了するまでの時間が一番短いところになります。Todoリストを作成する時間をできるだけ少なくしつつ、作業効率の良い状態を維持するという考えですねw
今回は、このテーマを数年間煮詰めていった結果、ぼんやりと見えてきた方法について整理したいと思います。

忙しくなったらTodoリストは備忘録に切り替える
忙しくなってもTodoリストは放棄しない、これだけは死守しようと心がけています。なぜなら忙しくなればなる程、やらなければならないことが増えているからです。作業の取りこぼしが発生する確率が高いからですね。
忙しい最中、明日がDeadLineの半日あれば終わるような作業があって、余裕を持って取り掛かれるなと思っていた矢先、実は数時間後に会議が予定されていることを思い出して、資料作りに時間を取られてしまう。そんな失敗を私は何度もやっているのです…
こんな時は、会議と会議資料作成という備忘録程度のTodoを用意しておけば良かったのです。今では時間がない時はタスク名と締切日だけTodoリストに加えることにしています。

一連の作業をひとつのTodoにパックする
一連の完結した作業をひとつのTodoにまとめてしまうという方法も時には有効だと思います。
あれをやったら次は必ずこれをやるという順序性のある作業は、割と多くはないでしょうか。例えば、会議が終わったら議事録をまとめて参加者に送付するといったことです。
また頭で考えなくとも体が勝手に動くような身についた習慣も、ひとまとめにしています。起床して顔を洗って朝食を取るという私の決まりきった習慣は、朝食というTodoでまとめられています。
通常、別々に分けてTodoを用意するのですが、決まりきった一連の作業や順序性が習慣づいている作業というのは、Todoリストを作ったり完了チェックを入れる時間を削減できるチャンスだと思ってます。
この方法の弱点は、割り込みを意識していないところです。もし一連の作業の間に割り込みが発生してしまった場合、例えば会議が長引いて議事録を作る前に次の会議が始まってしまう場合がそうですが、会議→議事録へタスク名を上書きし、引継ぎを行っています。

プロジェクト(フォルダ)とSomeDayを使う
DeadLineが未決定でも必ずやらなければならない作業というのも往々にしてありますよね。よくあるのが、誰かの作業が終わった後でないと、自分の作業が行えないといったケースです。誰かの作業が終わってからX日後がDeadLineになることも多く、その場合開始日も期限も決められません。こんな場合は、SomeDay(いつか)の属性をつけてTodoリストへ入れておきます。SomeDayが多くなることがあらかじめ予想できる場合は、プロジェクトやフォルダなどを使って分類までしておきます。将来的に作業の開始日/終了日が決定した時にスムーズに計画が立てられるでしょう。

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