今回もToodledoの話題です。普段とはちょっと視点を変えて、チームメイトとタスクを共有する方法について考えていきたいと思います。
普段あなたの行動の要となっているかもしれないタスクリストですが、ある目的を共有したチーム内でもそのメリットを最大限に活かしたいと思いませんか？Toodledoにはタスクを共有できる機能があります。しかしこれは使いません、いや使いたくても使えないのです。Toodledoユーザーや普段からGTDの考えを実践しているメンバならまだしも、大抵の方は聞いたことすらないという状態ではないでしょうか。GTD人口が多いと思われるSE職の私がその様な状態ですから、同じような境遇の方は多いと予測してます。これを機にはじめて貰うという選択肢もあるかもしれませんが、Toodledoのサイトをひと目見ただけで大抵拒否反応が返ってくるので、グループウェアとして使うにはまだまだ敷居が高いかと思います。
では、どの様にタスクを共有していけば良いでしょうか。
私には３つの方法が考えられます。
1.目的だけ共有する
共有する相手の立場が同等であったり、上司であったりする場合は、目的だけ共有する。つまりタスクリストは自分だけで運用したほうがよいでしょう。上司から与えられた作業とその期限をタスクに分割し、登録します。同僚と作業を分割する場合は、自分の作業からお互いの作業が関連する範囲までがタスクに落とし込む作業になるでしょう。計画を立てるのは、あくまでリーダーである上司の仕事です。ここはおとなしく自分の仕事に専念する方が得策だと思います。上司の計画の立て方を参考にする良いチャンスでもありますね。
2.ステータスのDelegateを使う
自分がサブリーダーなど、いくつかの仕事を数人に割り振れる立場であれば、権限委譲のステータスでタスクを管理する方法があります。作業をタスクに落とした後、そのタスクの責任者が自分なのか他の誰かなのか、わかるように振り分けていきましょう。Delegateしたタスクのリマインダは、タスクの責任者へ状況を確認するタイミングに成り得ます。
3.アナログに置き換える
チームの規模がもっと大きくなると、権限委譲を細かく登録していくのは負担にしかなりません。もし小規模なチームを複数構成できるのであれば、サブリーダーを信頼して権限移譲しましょう。あなたはサブリーダーのタスクにだけ注意を払えば良いのです。
小規模なチームを作成できないような状況では、あなたが進捗管理を行う対象の人数が多すぎるかもしれません。この様な場合は、あなたがタスクを作成するのではなく、各担当にタスクを作成して貰うようにしましょう。Toodledoを使うのではなく、もっと別の方法で。
私にひとつアイデアがあります。アナログを使う方法です。付箋紙をひとつのタスクと見立てて各担当へ記入して貰い、それをチームのメンバが見える場所に貼りつけて管理するのです。こうすれば、あなたはその付箋紙を定期的にチェックするタスクを作成するだけで済むかもしれませんよ。
2010/04/27
Toodledoを使っていないチームメイトとタスクを共有する３つの方法
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Toodledo,
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