2010/02/20

連載タスクマネージメント第三回:タスク分解のポイント


Fallen Apart, originally uploaded by carrielynn..


マスクマネージメントは、あらかじめ立てた計画の通りに行動をするための手法です。計画と行動をできるだけ分離することが理想型なので、大雑把な計画ではなくできるだけ細かく分解して計画を立てる方が良いと言われてます。
しかしあまり細かくし分解過ぎるとタスク作成が重荷になってきます。それにどんなに密に立てた計画といえど、予定が変わってしまえば考え直しになりってしまいます。
今回は、作業をどの様に分解するのか効率が良いのかという観点でいくつかポイントをご紹介します。

場所単位で分割する
例えば手紙を送るという作業を場所毎にタスク化するとこうなります。
・自宅で手紙を書く
・ポストへ手紙を投函しに行く
この様に場所で分けるメリットは、別件でも送らなければならない手紙があったとしたらと考えるとよくわかります。書くタスクは件数分必要になりますが、ポストへ投函しに行くタスクはまとめられるかもしれません。

行動が変わる単位で分割する
掃除をする場合を考えてください。床掃除やトイレ掃除、玄関周りや庭などの掃き掃除など、一括りに掃除といっても行動内容が明らかに変わる場合は、床掃除を終わらせてからトイレ掃除をやるといったように自然と分けて予定を組むのではないかと思います。この様に作業の中で行動が変わる場合は、タスクも別にしておきます。急な用事が入って作業を中断しなければならない場合でも、予定の組み換えがスムーズにいくでしょう。

長期間作業は時間単位で分割したほうがよい
長期間の作業がある場合は注意が必要です。タスクを表示するアプリケーションの大半は期限が近い順で表示する仕様であり、作業の開始順とは限りません。たとえ作業開始が迫っていたとしても期限が遠いせいでタスクリストの後ろに表示されてしまい、見落としてしまうことがあるかもしれません。この様なリスクを避けるために、一日毎や数時間毎など時間単位で別にタスクを用意しても良いでしょう。あくまでもアプリケーションの特性に合わせてタスクを用意し閲覧しやくするということです。

冒頭でも述べましたが、タスクの作成にこだわりすぎて本来の作業の負担になるのは本末転倒ですし、逆に大雑把すぎると計画と行動が分離できなくなってしまします。しかしこのバランス感覚がわかり始めると、タスク作成などの準備にかける時間が意味のある時間だと感じられるようになるのは確かです。タスクマネージメントは色々な方法論がありますので、どの様に分解するのかというバランス感覚を中心に自分にあっているかどうか判定することもひとつの指標ではないかと思います。

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