2010/02/27

連絡タスクマネージメント第六回:Googleカレンダーを使ってタスクをスケジューリングする


Someone's Lost Schedule Book, originally uploaded by ASurroca.

今回はタスクリストをスケジューリングする方法について紹介します。私自身この方法は試行錯誤中の部分があり、将来的に有望なツールがでてきたら乗り換えるつもりです。あくまで「現在使えるツールで効率良くやるには」という前提で紹介していきたいと思います。合わせて効率良くスケジュールする方法が他にもありましたら、是非Twitterの私のアカウント宛(@447life)までつぶやいて下さい。勉強になります。

まず使用するガジェットやツールの紹介からざっと。
・iPhone
・Appigo Todo
・MacBook(パソコンならなんでも)
・Googleカレンダー

この構成でピンときた方もいらっしゃるかと思いますが、私が試行錯誤した結果、現時点で一番効率がよい方法は、iPhone片手にGoogleカレンダーを編集するという方法です。iPhone側ではタスクリストを表示するのですが、表示にはTodoを使います。Todoはこのブログでも何回か扱った通り、タスクを整理、閲覧するのにとても優れたツールです。MacBookではブラウザを立ち上げて、Googleカレンダーを開きます。このGoogleカレンダーもオススメのツールです。iCalやOutlookにも引けを取らない操作感(予定のコピペができない所以外は)、なんといっても最大の特徴は同期を取れるアプケーションの数が豊富だということ。iPhoneのスケジューラーAppのほとんどがGoogleカレンダーとの同期に対応しています。私がタスクのデータを登録する先にToodledoを勧めているのも同じ理由です。これはiPhoneが発売する前では考えられなかったことで、今流行りのクラウド技術の最前線でもあります。PCでも携帯端末でも同じデータが見れる、そんな時代がやっと現実になったのです!

タスクをスケジュールとしてカレンダーに配置する時、そのタスクがどのくらい時間がかかるものなのか?と悩み進まなくなってしまうことが良くあります。確かにこの疑問を解決しようとすると時間がいくらあっても足りません。対策としては2つ。ひとつ目は、時間が読める単位でタスクを作成しておくこと。それではタスクが細かくなりすぎるという場合は、ふたつ目の方法でタスクにどれくらい時間がかかったか記録しておき、後で役に立てるということです。記録をつけるには、Googleカレンダーを使います。作業が終わった後、実働時間の通りカレンダーを修正していくのです。

スケジュールを作成する際は、週ビューを必ず使いましょう。これを知っているのと知らないのでは、スケジュールの作成時間に雲泥の差が付きます。週ビューではまずマウスドラッグによりスケジュールの時間を決めます。すると噴出しが表示され、予定の名称、登録するカレンダーの種類が入力できます。予定の詳細まで開いて細かく入力する必要はないのです。30分単位くらいのだいたいの予定で良いのです。分刻みの忙しいスケジュールでないと回らない方は、別ですが。

駆け足で紹介してきましたが、詳細がわからない等ありましたら@447lifeまでリクエストお願いします。後日ブログでご紹介できるかもしれません。最後になりますが、本来タスクはそのままスケジュールに変換できるのが理想で、それを実現しているアプリ(例えばiPhoneではPocketInformant)もありますが、まだまだ使い易いとは言えない現状です。来月発売されるiPadにこの問題を解決するAppがでるのではないかと密かに期待してます。

面白い!っと思ったら、シェアしてみませんか!

blog comments powered by Disqus