連載タスクマネージメント第五回:iPhoneのTodoでタスクを整理する

Getting Things Done: The Inbox, originally uploaded by Trinity.

前回までタスクの作成のルートを紹介してきました。今回はその次のステップ「タスクを整理する」方法について紹介します。

メールやTwitterを介してToodledoへ登録されたタスクは、タスクの内容はわかるものの未整理の状態です。この状態では、どれから手を付けて良いのかわかりませんので、どんどん整理して作業の順序をわかりやすくしてしまいましょう。
尚、今回使用するソフトウェアはAppigo社のTodoというAppです。このAppはUIが大変優れており使い勝手がとても良く、（あくまで私の感触ですが）ToodledoのWeb版よりもタスクが素早く整理できてしまいます。オススメです。以降はTodoに特化した説明も含まれていますので、別のAppをお使いの方は適宜読み替えて下さいね。

未整理の状態のタスクは受信箱の中にあります。タスクを選んで以下の項目を編集しましょう。

「一覧」には目的を選択
一覧（ToodledoではFolder）は受信箱を含むフォルダを選択することができます。まだフォルダを作成していない場合は、目的毎に作成してしまいましょう。例えば、仕事、プライベートなどおおまかな範囲でも良いですし、旅行の計画、生活習慣など具体的な内容でも良いです。フォルダの特徴は「中にあるタスクだけ絞って見ることができる」ですので、フォルダ名を決めるポイントは絞って見たい≒作業の目的毎になります。

「コンテキスト」には場所を設定
コンテキスト（Toodledoではcontext）は、場面を表します。要するにタスクを消化する場所を指します。全てのタスクに設定する必要はあまりありませんが、職場や自宅等、主要な場所は設定しまいましょう。例えば自宅にいて多少空き時間があったとします。そんな時、コンテキストを自宅で絞り込めば自宅でやるべき事の一覧が表示できます。普段行かないような場所は、あまり絞り込む必要性がないので、細かく設定するよりも他の設定を充実させましょう。

「期日」を設定する
期日（ToodledoではDueDate）は文字通りタスクの期限の事です。デッドラインに合わせてきっちり指定するよりも、多少余裕を持たせて設定したほうが良いでしょう。理由は、目覚まし時計を少し早めにセットするのと同じです。また予定が変わった場合も組み替えに柔軟に対応できます。期限が未定の場合は空欄のままで良いです。後日期限を決まったら設定しましょう。

その他タスクを整理する項目にタグや優先順位もありますが、主に上記の３点だけを設定すれば目的、場所、期日がわかるので作業の順序が明確になります。また最新版のTodoにはスターも付けられるようになりましたね。こちらについては、今後改めて紹介します。

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