■市役所から税金に関する書類がやってきて、それに対応すべき日は約10日後で、提出は14日後。引き出しにしまうと忘れそうで怖い。どうしていいかがわからない
■捨てていいパンフレットを早く捨てたいと思っているうちに一年は経過しているような気がする
■今すぐ対処しなくてもいい健康診断の提出書に対処している。なぜなら早く対処しておかないと不安だから。でももっと先にやるべき書類がどこかにあるような気もする
■昨日、夫が「高額医療費を還元してもらうために市役所に行くから、領収書を用意しておいて」といっていたけど、すぐに見つけ出せない。ないかもしれないという不安が頭をかすめる以上のすべては、「ライフハック」で完璧に対応できるものです。やり方はいくつか考えられるでしょうが、私なら、43folders＋「超」整理法で対応します
43folders+「超」整理法でアナログの書類だけでも「線」にするより
ファイルの格納場所に困る…
将来的に必要なファイルをしまう場所に困ったら、まず私の中で候補に上がりそうなのがEvernoteなのは間違いないです。しかし職場のルールで、業務で扱うファイルを個人のストレージアップすることは禁止されています。情報自体を扱う職業の場合、この情報は商売道具であり信用の中枢です。漏れてしまうと大ダメージを受けてしまいますので当然のことです。
しかし必要なファイルが必要なときに見つからないのは困ります。何かのプロジェクトのファイルであれば、そのプロジェクトの共有ディレクトリで管理すれば良いと思います。しかし、たまにどのプロジェクトにも属さない分類に困るファイルがあります。その多くは自社の事務所理系のファイルなのですが、本来お客さんに収める成果物と比べて重要度が低いので、格納場所が乱雑になりがちです。冒頭の引用は紙の書類の話ですが、必要になりそうなおおまかな日付で管理するという観点で見るとパソコンのファイルにも応用ができそうです。そこで43foldersをパソコンのフォルダに作ってみました。
今までは見つけられなくなったファイルは、Googleデスクトップの検索機能で見つけ出すという方法を取っていました。自分だけで使うにはこれで十分な気がします。しかし出先から人に見つけて貰う場合には、かなりの労力が必要です。自分のPCをGoogleで検索するなんてことが理解できる方が周りには少ないです…。Windowsのフォルダなら、だいたいこの日付あたりのこんな感じの名前のファイルというかなりあいまいな指示の仕方でも、必要なファイルを見つけて貰えそうな気がします。年に一度あるかないかの出来事ですが、それでもやる価値があると思いました。
43個もフォルダを作る気がしない
PCで43foldersと同じことをする場合、１月~１２月、１日~３１日の計43個のフォルダを作る必要があります。まともに作るとけっこうな労力ですので、Excelと秀丸のマクロを駆使してバッチファイルを作成しました。エクスプローラーでフォルダの名前で並べる前提で作っていますので、月にはアンダーバー、一桁の数字には０を付けています。コマンドプロンプトにコピペで貼り付けてお使いください。
mkdir _01月
mkdir _02月
mkdir _03月
mkdir _04月
mkdir _05月
mkdir _06月
mkdir _07月
mkdir _08月
mkdir _09月
mkdir _10月
mkdir _11月
mkdir _12月
mkdir 01日
mkdir 02日
mkdir 03日
mkdir 04日
mkdir 05日
mkdir 06日
mkdir 07日
mkdir 08日
mkdir 09日
mkdir 10日
mkdir 11日
mkdir 12日
mkdir 13日
mkdir 14日
mkdir 15日
mkdir 16日
mkdir 17日
mkdir 18日
mkdir 19日
mkdir 20日
mkdir 21日
mkdir 22日
mkdir 23日
mkdir 24日
mkdir 25日
mkdir 26日
mkdir 27日
mkdir 28日
mkdir 29日
mkdir 30日
mkdir 31日
