2010/07/11

第二回Toodledo会に参加して再発見したデジタルならではのタスク一元管理のメリット

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Meeting for the first time, originally uploaded by rich66 ~~.


第二回Toodledo会に参加してきました。前回に引き続きとても深い話が聞けて少々知恵熱が…。
この会が他のGTD関連の勉強会と決定的に異なること、それは話題の中心が自然とデジタル寄りになることです。デジタル化の最大のメリットは、情報を一元管理できることです。そのせいかToodledo会の話題の中心も自然とタスクを一元管理するには？の方向に向かっていってしまうのですね。ToodledoはAPIを公開しており、優れたタスクデータベースサーバとしての顔も持ちあわせているから余計にです。これは隠しテーマのようなもので、必ず付いて回る話題ではないかと思っています。おそらくToodledoでGTDを実践しようと考える方は、やるべきことの重複管理の煩雑さを身をもって知っていて、日常的に工夫を余儀なくされている方が多いのかもしれませんね。

タスクを一元管理すること、これは時間効率化を気にする私にとってとても重要なことなのです。
タスクリストは単なる道具です。道具のメンテナンスは仕事の一部ですが、どんなにメンテナンスを丁寧にやっても仕事は終わらないのと同じように、タスクリストをどんなに最新の状態にしても、どんなに整理しても仕事は終わらないのです。タスクを一元管理することは、道具の種類を厳選して絞りこんだ状態と似ています。タスクリストを作業別にフォーマットを分けて仕分けする、つまり道具の種類を増やすほうがそれぞれの作業効率は良くなるかと思いますが、最新の状態にしたりレビューしたりするメンテナンスにかかる作業が必ず煩雑になります。私はタスクリストをできるだけ一箇所に絞ってメンテナンスにかける手間を極小化したいのです。

タスクを一元管理することが容易ではない場合があります。参加者の方から日常業務の煩雑さの話を聞きました。要約すると、ひとつのプロジェクトに計画、作業、進捗管理、報告のようなプロセスがあり、それぞれ作業毎にフォーマットが異なっているので、同じタスクの情報が形を変えて複数箇所にまとめられていて煩雑だという話です。
これを一元管理を前提にシステマチックに考えると、○○プロジェクトというデータを、線票で表現すると計画や進捗管理、チェックリストで表示すると作業リスト、集計すると報告書のように、ひとつのデータを人の用途に合わせたルックに変えるられる機能を持ったいわゆるグループウェアなシステムがあれば、実現できるのです。プロセスを経るごとにデータを追記する必要はありますが、基本的にはひとつデータを扱うことができるので同じデータを入力する手間が省けます。これが一元管理のメリットのひとつです。
ただし現実的に業務に最適化した専用のシステムを作るには莫大な費用がかかることが多いので、通常は既製の製品や手持ちのアプリを使った運用ルールを決めて、お手製のシステムを構築しますよね。例えば、プロジェクトメンバーが共通で行う計画や進捗管理、報告書の作業はMicrosoftのOFFICEを使い、個人の作業にはToodledoを適用するというケースです。
残念ながら煩雑な業務の手続きをToodledoのデータベースで一本化することは難しいです。しかしToodledoはこれをあくまでタスクリストの観点で、できるだけ一本化に近づけることができることができるツールのひとつなのです。このツールの使い方を突き詰めていくことで、煩雑な業務の手続きをできるだけシンプルな状態に改善できる可能性があるのです。Toodledo会に参加してこの改善方法のヒントがつかめれば、あなたにとって大いに価値のある時間となるでしょう。

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