忙しい、だからタスクを管理しなくては、でも仕事が止まる
Twitterには毎日のようにタスク管理のつぶやきともぼやきとも取れるようなツイートが流れています。
読んでいて共感できるもの、とても多いです。仕事でやることはみんなそれぞれ違っていても、引っかかるところは意外に似ているのかもしれませんね。
意味がわからなくなる
自分のタスクの意味がわからないから整理しないと※ツイートは本文そのまま掲載しているわけではありません
自分がやろうと思ってタスクにしたものが、後で見返したときに何を意味するものだったかわからないというケースです。
私も昔これと似たような失敗をたくさん経験しています。
上司に「毎週金曜日に報告書を提出しなさい」と言われ、「金曜日に提出する」とメモする。
金曜日になってメモを見返すと何を誰に提出するかわからないということに気付き途方にくれてしまう。
毎日色々な仕事で提出物があるからその中のどれであるか全く検討もつかないのです。きっと「毎週金曜日上司に報告書を提出する」とメモしておけば、途方にくれることはなかったでしょう。
メモを取る重要性を理解した方が次に取るべきステップは、とりあえずメモを取るは卒業して見返すためのメモを取ることです。
若手社員にメモの取り方を指導する必要がある場合、実際に取ったメモを見せて貰って一緒に考えることにしています。
一日の流れが見えない
リスト分けしたけど全体を把握できなくなった
タスクの数が多くなったので種類別に分類した、すると手をつける順番がわからなくなってしまい、結果として一日の流れが見えなくなってしまったというケースです。
仕事とプライベートのタスクを分けたり主とする仕事と雑用・事務処理を分けたりすると、確かに整理はできます。
ですが、雑用処理で終わる一日はほとんどありません。通常なら主とする仕事のかたわら雑用を片付けるというやりかたになるでしょう。
つまり計画段階では整理ができている状態ですが、実行段階では整理ができていない状態なのです。
対処する方法は大きく２通りあります。
・今日やるタスクを抜き出す
分類したタスクに手をつける日にちを振っておき、当日の朝にでも抜き出してリストを作ります。デジタルでタスク管理している方はお馴染みの機能ではないでしょうか。システムによっては順番を並べ替えられないという弱点がありますので、次のコンテキストも併用します。
・コンテキストを意識する
コンテキストは英語では文脈という意味ですが、場面と考えるとわかりやすいです。具体的には（職場や家などの）場所や（午前中や隙間時間などの）時間帯、（電話やメールをする）人や（嬉しいや悲しいなどの）感情、（買い物中や会議中などの）イベントなどになります。
タスクをコンテキストごとに振り分けておくと、その場面でやるべきことが見える化します。見える化するとその日にやるべきことが適切なタイミングで実行できますので、一日の流れを常に頭の中に入れておかなくてもよくなります。
