上司から仕事を頼まれて、午前中で終わると答えたのに終わらない。
あと１時間くださいとお願いしたものの結局１日かかってしまった。
こういう失敗は誰もが経験するものではないかと思うのですが、午前中で終わると言った手前少しバツが悪いですよね。
ではどうすれば良かったのでしょうか？
即答しない
仕事を頼まれたとき、「すぐ終わりますよ」とか「午前中で終わりますよ」とか期限を答えられるのが理想かと思います。上司に良い印象を持って貰いたいと思うから、相手が喜ぶような（仕事が遅いと思われないような）期限を宣言してしまいがち。
もしも不安なときは、「○○までに、いつ終わるのか連絡入れますね」というの正解かと思います。
手戻りリスクを考える
早く終わらせたい、良い評価を貰いたい、だからすぐに始める。それは良いことだと思うのですが、結構リスキーです。
いざ手をつけてから色々な問題に気がついてしまう。手戻りに時間がかかり結局のところ予定が狂ってしまう。
すぐに始めると早く終る可能性があります。でもそれと同じくらい問題対処が後手後手に回ってしまうリスクがあります。
一度頭の中で仕事を終わらせてみて、問題がないか点検しておくと、はしごをかけちがえたような手戻りが減るでしょう。
実績値を信用する
このくらいの仕事なら自分は１時間で終わらせられる。こう予測できる人は多いのですが、実際にその通りに終わらせられる人は少ないです。
この法則に気がついた人は、記録を取っています。予測して実行して結果を残す。このサイクルを記録しています。
経験とカンを頼りに時間を予測するのも大事、でも実績から予測をたてるほうがより現実的だと彼らはわかっているのです。
作業実績に時間を付け加えて記録する習慣をつけるべきです。
順序だてる
順序を考えないことで余分に時間がかかってしまうことがあります。段取りがうまい人は、待ち時間を少なくできるように順序を考えます。
プリンターの前で印刷終わるまでじっとしている。ファイルのコピーが終わるのをじっと見つめている。こういうのが待ち時間です。
機械に任せられること、他人に任せられることは、自分の仕事と同時進行に片付けられます。
気分で優先順位を変えない
上司に決めてもらわないといけない判断、今は話しかけづらい雰囲気だから見切り発車で先にやってしまおう。その見切り発車が正解ルートなら良いのですが…。
重要だから先にやる。気が重いから後でやろう、気分による優先順位のつけ方は正常な判断を狂わせます。
まとめ
職場のできる人をよく観察してみると、（誰もが知っているような）小さな工夫を積み重ねていることがわかります。聞いたことある、知っているという状態と、実際にやっているという状態、この２つには実は大きな差があります。
できる人は、元々才能があるから、たまたま運がいいだけ、なんて考えてしまいがちですが、実はコツコツと小さな努力を積み重ねた結果であることが多いのです。
効率を追求しすぎて、当たり前のことや小さな努力の積み重ねをないがしろになっていないでしょうか？
ちょっと頼まれた小さな雑用は簡単に考えがちですが、しっかりと仕事の見通しをたてることで、信頼関係を積み重ねていくことにつながるのではないかと思います。
よろしかったら、立場を変えた逆バージョンのどうぞ。
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